日常の会議にデザイン思考を取り入れる習慣：アイデアと合意形成を促進する実践法
日常の会議が抱える課題
日々の業務において、会議はアイデアを出し合い、課題を解決し、意思決定を行うための重要な場です。しかし、多くの会議がルーチンワークの一部となり、参加者の意見が偏ったり、形式的な進行に終始したり、期待したような創造的なアイデアが生まれにくかったり、あるいは議論が拡散して結論に至らなかったりといった課題を抱えている場合が見受けられます。
こうした状況を改善し、会議をより生産的でひらめきに満ちた場に変えるために、デザイン思考のアプローチが役立ちます。デザイン思考は、人間中心のアプローチを通じて、未知の課題に対する創造的な解決策を生み出すための思考法やプロセスです。これを会議に取り入れることで、参加者の多様な視点を引き出し、アイデアの質を高め、よりスムーズで建設的な合意形成を促進することが可能になります。
会議にデザイン思考を取り入れる価値
デザイン思考の主要なステップである「共感」「定義」「アイデア創出」「プロトタイピング」「テスト」といった考え方は、そのまま会議のプロセスに応用することができます。
- 共感: 会議の参加者それぞれの立場や期待を理解し、発言しやすい安心安全な場を作ることに繋がります。
- 定義: 会議の目的や解決すべき課題を明確に定義することで、議論の焦点が定まります。
- アイデア創出: 質より量を重視し、多様な視点から自由な発想を促すことで、従来の枠にとらわれないアイデアが生まれます。
- プロトタイピング/テスト: 出たアイデアを簡易的に形にしたり（図解、簡単なロールプレイングなど）、その場でフィードバックを得たりすることで、アイデアを具体的に検討し、早期に改善できます。
これらの要素を意識的に会議に取り入れることで、単なる情報共有や報告に終わらない、参加者全員が主体的に関わり、共に価値を生み出す会議を目指すことができます。
日常の会議で実践する具体的なステップ
デザイン思考を会議に取り入れることは、決して特別な準備や長い時間を必要とするものではありません。日々の会議で実践できる具体的なステップをいくつかご紹介します。
1. 会議の「目的」を明確に定義する
会議を始める前に、「この会議で何を達成したいのか」「参加者は何を持ち帰り、次に何をすべきか」といった目的を具体的に定義します。これはデザイン思考の「定義」フェーズに相当します。目的が曖昧なまま始めると、議論が脱線しやすくなります。ホワイトボードや共有ツールで目的を明示すると良いでしょう。
2. 参加者の「共感」を促す問いかけを取り入れる
会議の冒頭で、簡単なチェックイン（短い近況共有など）を取り入れたり、「この課題について、皆さんはどのような経験がありますか」「この件について、今どのような点に疑問や懸念を持っていますか」といった、参加者の感情や経験、視点に寄り添う問いかけを行います。これにより、心理的安全性が高まり、本音での発言を促すことができます。これはデザイン思考の「共感」フェーズの実践です。
3. アイデア発散の時間を設ける
特定の課題に対してアイデアを出す際には、まずは質を問わずに多くのアイデアを出す「ブレインストーミング」の時間を設けます。批判をせず、自由な発想を奨励し、他者のアイデアに便乗することを歓迎します。ポストイットに一人一案ずつ書き出し、壁に貼り出すなどの方法で、アイデアを「見える化」すると、視覚的に整理しやすくなります。これはデザイン思考の「アイデア創出」フェーズの実践です。
4. 議論の内容を「視覚化」する
話された内容や出たアイデアを、ホワイトボードや共有ドキュメントに書き出したり、簡単な図やマインドマップで整理したりします。これにより、参加者全員が同じ情報を見て理解を深めることができ、認識のずれを防ぎます。また、視覚化された情報が新たなひらめきを生むこともあります。これはデザイン思考における「見える化」や簡易的な「プロトタイピング」の要素を含みます。
5. 短時間でアイデアを「簡易検証」する
出たアイデアについて、「もしこのアイデアを実行するとしたら、次にどんなステップが必要か」「最もリスクの高い点は何か」といった問いを立て、短時間で話し合います。あるいは、簡単なロールプレイングでユーザーの反応を想像してみるなど、実現可能性や課題を簡易的に「テスト」する視点を取り入れます。これにより、机上の空論に終わらず、現実的な検討が進みます。これはデザイン思考の「プロトタイピング」や「テスト」フェーズの簡易的な実践です。
6. 決定事項や次のアクションを明確にする
議論の収束フェーズでは、多くのアイデアの中から共通項や優先順位を見つけ、最終的な決定や合意形成を目指します。多数決だけでなく、参加者の納得感を醸成する対話を重視します。そして、誰が、何を、いつまでに行うのか、といったネクストアクションを具体的に確認します。これにより、会議が「やっただけ」で終わらず、実際の行動に繋がります。
会議にデザイン思考を習慣化するためのヒント
これらの実践を一時的なものにせず、日々の会議に定着させるためには、習慣化の工夫が必要です。
- 小さな一歩から始める: 最初から全てを取り入れようとせず、まずは「会議の冒頭で目的を必ず共有する」「アイデア出しの時間を5分だけ取る」「ホワイトボードを活用する」など、一つの簡単な習慣から始めてみてください。
- ツールを活用する: オンラインホワイトボードツールや共有メモツールなどを活用すると、視覚化やアイデア共有が容易になります。
- チームで共有する: 会議の参加者と「デザイン思考的な要素を会議に取り入れてみたい」という意図や、試している方法について共有し、協力をお願いすることで、取り組みが進みやすくなります。
- ふりかえりを行う: 会議の後で、「今日の会議でデザイン思考の要素は活かせただろうか」「次回改善できる点は何か」といった簡単なふりかえりを個人やチームで行うことで、継続的な改善に繋がります。
日常の会議にデザイン思考の考え方や手法を少しずつ取り入れることで、会議は義務的なルーチンワークから、ひらめきが生まれ、参加者が活き活きと貢献する創造的な場へと変わっていくでしょう。ぜひ、今日からできる小さな一歩を踏み出してみてください。